Бизнес с Китаем: пособие для начинающих от Руслана Майбороды. Глава 8

Как вести деловую переписку с китайскими партнерами

Письменная корреспонденция играет большую в роль в процессе налаживания контактов. Тут нет каких-то секретов на уровне государственной тайны. Но всё-таки поговорить об этом стоит хотя бы для того, чтобы придать вам уверенности и развенчать домыслы:

Не заморачивайтесь по поводу того, что отправляете письма с mail, yandex, yahoo, google, а не с корпоративной почты. Так поступает большинство людей повсеместно.
Если китайцы отправляют вам письмо в формате документа MS Word и при этом используют не ту кодировку, то вы, скорее всего, не сможете открыть документ. Потому попросите ваших партнеров переслать вам письмо еще раз в формате PDF или RTF.
Ведя переписку, надо копировать текст предыдущих сообщений и включать его в каждое новое письмо. Это поможет напомнить китайцам о деталях ваших деловых отношений.

Чаще всего люди, которые начинают вести бизнес с китайцами, используя только электронную почту, жалуются на то, что не получают ответов.

Не стоит паниковать, если не получили ответ сразу. Если же по прошествии недели не нашли в своем ящике заветного письма из Китая, найдите менеджера в WhatsApp, в WeChat, Skype или просто позвоните туда, если уверены в своём английском.

Почему китайцы не отвечают?

Зачастую соискатели китайского алиабабашного счастья не получают ответов от китайцев не потому, что китайцы не поняли смысла написанного, а потому, что смысл написанного поняли, посмеялись секунд пять в кулачок и отправили письмо в спам. К примеру, точно не стоит посылать письма с подобным содержанием:

«Привет, я бы хотел импортировать вашу продукцию. Пришлите мне полный прайс-лист и скажите, как можно получить бесплатные образцы?! Пока».

Поверьте, на такое письмо ответа точно не будет. Оно слишком фамильярное и неконкретное. Также не стоит начинать письмо с хвалебных дифирамб своей компании и растягивать его на пять страниц. Ни один китаец не прочтет такое письмо до конца, потому как оно:

скучное,
слишком длинное,
бестолковое.

Правила составления письма поставщикам:

Представьте, что представитель фабрики – это очень красивая, но недалёкая девушка, с которой вы на свидании.

Правильно озаглавьте письмо. Напишите: что вас интересует, что вы клиент (а не спам), примерное количество.
Никогда не используйте в заголовке слова «СРОЧНО» или «важно» – они воспринимаются, как подзатыльники, и уж точно никакого ускорения не добавят.
Пишите содержательное письмо, начиная со слов «Dear…» (Уважаемый…) и заканчивая фразой «Best regards» (с наилучшими пожеланиями). В конце письма не забудьте указать ваши контактные данные. Постарайтесь найти на сайте конкретного менеджера и писать прямое письмо, а не «для тех, кого это может заинтересовать».
Проверяйте грамматику и пишите, используя верный регистр. Не используйте несколько вопросительных или восклицательных знаков (например, «????!!!????»). Китайцы говорят по-английски, но чем проще, конкретнее и правильней вы пишете, тем больше шанс того, что вас поймут корректно и ответят так же.
Расскажите в письме партнеру, откуда вы узнали о его компании. Если вы нашли его на Алибабе, то напишите, почему выбрали именно его (широкий ассортимент, красивое оформление, много фотографий и так далее). Если вам нечего ему написать, то задумайтесь, а вообще какого хрена вы ему пишете?!
Вкратце охарактеризуйте деятельность своей компании и свое положение на рынке. Можете дать ему ссылку на собственный сайт, чтобы ещё больше персонализировать переписку.
Ничего не требуйте – особенно невозможного. Даже в шутку. Представьте, что представитель фабрики – это очень красивая, но недалёкая девушка, с которой вы на свидании. Она любит только конкретику, ухаживания и понимание того, что вы от неё хотите.
Пишите по конкретному продукту. Никаких «прайсов на всю продукцию» – это запрещённое слово. Только на конкретный продукт либо линейку продуктов, количество.
Не требуйте в первом же письме предоставить вам сертификаты компании.
Не задавайте в письме множество сложных вопросов о налогообложении, отгрузке, сроках и условиях поставок.

Пример идеального письма

Приведу пример идеального, на мой взгляд, письма. Для удобства, на английском и на русском (чтобы понять, о чем идет речь).

[subject:] Enquiry regarding earphones from Ivan Ivanov, Sounds Co Ltd.

Dear Mr Li,

I found the details of your company «ChinaSonic» in the trade magazine «Earphone Sources».

My company is Sounds Co Ltd, based in Omsk city, and my position is Purchasing Manager.

I am interested in finding new high quality earphones and headphones, and I think your company looks like an excellent possible supplier.

Could you please let me know, if you can export earphone products to RF? If so, can you please send me a catalogue of your products or a price list?

I have seen a picture of your bud-type earphones, model [E-40b] and products similar to these would be interesting to us.

I will be very interested to speak with you more about buying from ChinaSonic. If you would like to call me at the number below or email me, I will be glad to talk to you.

I look forward to your reply.

Best regards,

Ivan Ivanov

Purchasing Manager,

Sounds Co Ltd

ivanov@sounds.ru

+7 123 4567890

Перевод

[тема письма:] Запрос информации о наушниках от Иванова Ивана, Sounds Co Ltd.

Уважаемый г-н Ли,

Я узнал о существовании вашей компании из журнала «Earphone Sources».

Наша компания, Sounds Co Ltd, работает в Омске, РФ. Я занимаю должность менеджера по закупкам.

На данный момент наша компания заинтересована в поиске новых поставщиков наушников, а в лице вашей фирмы мы надеемся найти надежного партнера.

Пожалуйста, уточните, занимаетесь ли вы экспортом товаров на территорию РФ? Если да, то прошу вас, пожалуйста, пришлите нам каталог вашей продукции и прайс-лист.

Нас интересует модель наушников [E-40b] и схожие с ней модели.

Нам бы очень хотелось продолжить сотрудничество с вашей компанией. Я буду очень рад, если вы ответите на мое письмо или позвоните по телефону, указанному ниже.

С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Иванов Иван

Менеджер по закупкам,

Sounds Co Ltd

ivanov@sounds.ru

+7 123 4567890

Текст письма стандартный. Таким образом, изменив названия продукции и компании, вы можете использовать его в качестве основы для своих писем.

Интерактивные средства общения

Помимо писем в качестве средства интерактивного общения вы можете использовать:

Мессенджеры

Китайцы очень любят общаться посредством Skype, WeChat или, например, QQ (для общения в китайской сети), потому не удивляйтесь, если китайские партнеры попросят вас предоставить им адрес для переписки. Кстати в Китае никто не пользуется службой AOL, mail-agent… и даже Skype не столь популярен, как MSN. QQ используют в основном китайцы, но большинство из них думают, что эта всемирная служба, а потому попросят вас дать им ваш QQ номер.

Телефонные звонки

В качестве дополнительной информации, скажу, что код Китая +86 (Гонконга +852). Для международных звонков в некоторых странах принято использовать набор, начинающийся с 8 10 86 (в том числе в России), в других – 0086. В Китае код региона начинается с (0), то есть код Шеньчженя будет выглядеть так: 0755. Но если вы звоните из-за границы, то вы опускаете этот (0). То есть вы набираете 8 10 86 755 ХХХХХХХ или 0086 755 ХХХХХХХ. Временная разница для всех регионов Китая – +5 часов по Москве.

Да, а еще китайцы почти никогда не используют услугу голосовой почты и автоответчики. А вот если телефонная линия занята, то вы не услышите коротких звонков и будете думать, что вам обязательно ответят. Ужасно бестолковая система, но что делать, придется мириться с некоторыми китайскими заковырками. Если вам никто не отвечает, не оставайтесь долго на линии и попробуйте перезвонить позже.